Vielleicht hat der Empfänger noch keine Zeit für eine Antwort gehabt. Vielleicht war eure E-Mail aber auch unklar formuliert.
An der Uni oder im Job erklärt uns keiner, wie wir eine gute E-Mail schreiben. Die Folge: Viele unserer Nachrichten bleiben unbeantwortet.
Mit diesen simplen Tricks von unseren Kollegen von Medium werden eure E-Mails gleich viel besser. Euer Empfänger spart Zeit beim Lesen und ihr erhöht die Chance auf eine Antwort. Gerade bei Bewerbungen könnt ihr so eure Karriere ankurbeln.
1. Im Betreff sollte stehen, warum ihr die E-Mail schickt
Als Betreff reicht nicht aus: „Bewerbung auf die Stelle XY“. Bei einer solchen Mail weiß der Personaler bereits, dass ihr euch bewerbt.
Besser ist, ihr schreibt beispielsweise „Erfolgreicher Analyst – Vorname Nachname“. Der Personaler kann die E-Mail so leichter zuordnen und wird neugierig gemacht. Plus: Ihr macht noch ein wenig Werbung für euch.
2. Kommt im ersten Satz zum Punkt
Beachtet, dass euer Empfänger die E-Mail häufig auf einem kleinen Bildschirm empfängt. Ihr müsst es ihm also leicht machen, die Nachricht zu lesen und zu verstehen – auch wenn er gerade auf dem Sprung ist.
3. Verwendet Nummern oder Buchstaben zur Aufzählung
Splittet euren Inhalt in verschiedene Punkte auf und benutzt Aufzählungen wie
a) b) c)
oder
1) 2) 3).
So macht ihr es dem Empfänger leichter, zu antworten.
4. Markiert Wörter fett, die ihr betonten wollt
Wörter fett zu formatieren kann helfen, die E-Mail verständlicher zu machen. Diese Option solltet ihr aber sparsam einsetzen.
5. Fasst euch kurz
Weniger ist mehr. Das gilt auch bei E-Mails. Jedes einzelne unnötige Wort solltet ihr streichen. Schaut dafür am besten am Ende noch mal über euren Text.
So solltet ihr nicht schreiben:
„Ich bin ein mit Preisen ausgezeichneter Verkäufer, der bei zahlreichen Gelegenheiten bewiesen hat, dass er die Umsätze mit wichtigen Kunden in seinem Bereich stark steigern und die Einnahmen jährlich anwachsen lassen kann.“
Leichter zu lesen wäre: „Ich steigerte die Einnahmen der Firma um 70 Prozent“.
6. Vorsicht mit angehängten Dokumenten
E-Mail-Anhänge, wie etwa euren Lebenslauf, solltet ihr vermeiden. Der Grund: PDFs oder Word-Dokumente lassen eure Nachricht schnell im Spam-Ordner landen.
Besser ist es, euren Lebenslauf bei Dropbox oder Google Drive hochzuladen und einen Link in die E-Mail zu kopieren. So landet eure Nachricht garantiert im Posteingang und ist für den Empfänger leichter zu öffnen.
7. Macht eure Anfrage deutlich
Schreibt, was ihr vom anderen erwartet, so präzise wie möglich.
Benutzt keine schwammigen Wörter, die verwirren könnten. Eine gute Nachricht könnte so aussehen:
„Können Sie bitte unseren Termin am Dienstag, den 6. April, um 14 Uhr bestätigen?“
Auch ihr solltet sehr deutlich sagen, welche Handlungen ihr unternehmen werdet. Das könntet ihr so formulieren:
„Ich habe mit Christin gesprochen und sie bat mich um weitere Arbeitsnachweise. Die Nachweise werde ich ihr bis Mittwoch um 16 Uhr schicken.“
Wenn ihr diese Tricks befolgt und noch immer keine Antwort erhaltet, hatte euer Empfänger vermutlich wirklich keine Zeit.
Empfehlungen
1. E-Mail-Floskel: „Ich danke Ihnen im Voraus.“
Mit dieser Formulierung signalisieren Sie Empfänger:innen, dass sie keine Wahl haben – er oder sie „muss“ eine Frage beantworten oder eine Arbeitsanweisung erfüllen. Schließlich haben Sie sich bereits bedankt.
E-Mails richtig schreiben – so machen Sie es besser:
Formulieren Sie eine separate E-Mail an Ihre Empfänger:innen, sobald Ihre Frage oder Anweisung beantwortet, beziehungsweise erfüllt wurde. Auf diese Weise fühlt sich Ihr Gegenüber wertgeschätzt – das kann vor allem bei Ihrem Team für Motivation sorgen.
2. E-Mail-Floskel: „Ich hoffe, ich konnte Ihnen weiterhelfen.“
Mit Worten wie „hoffen“ oder „Hoffnung“ suggerieren Sie Ihren E-Mail-Empfänger:innen, dass Sie unsicher sind. Die Folge? Es kommen womöglich Zweifel an Ihren Fähigkeiten und Ihrer Kompetenz auf.
Das geht auch mit mehr Überzeugung:
Verzichten Sie in E-Mails auf Formulierungen, die nicht mehr in den modernen Sprachgebrauch auf Business-Ebene passen und achten Sie darauf, selbstbewusst aufzutreten. Verwenden Sie dazu Ausdrücke wie etwa: „Ich freue mich, wenn ich Ihnen weiterhelfen konnte.“
E-Mails sollten schnell, direkt und informativ sein – für Floskeln fehlen folglich Zeit und Platz.
3. E-Mail-Floskel: „Für Rückfragen stehe ich Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.“
In diesem Satz finden sich auf Anhieb drei unpräzise Formulierungen. Beim Ausdruck „Rückfragen“ implizieren Sie, dass Sie diese auch beantworten können – und das können Sie im Vorfeld nicht sicher sagen. Am besten Sie verzichten also gänzlich darauf.
Die Begrifflichkeit „jederzeit“ könnte von Ihrem Gegenüber wortwörtlich genommen werden. Womöglich versucht Ihr:e E-Mail-Empfänger:in, Sie an sieben Wochentagen jeweils 24 Stunden am Tag zu erreichen. Zugegeben: Das ist zwar unwahrscheinlich, doch im Business-Alltag ist alles möglich. Wollen Sie das wirklich? Wohl kaum.
Kommen wir zur Redensart „zur Verfügung stehen“: Sie ist altmodisch. Angestaubte Formulierungen sollten Sie vermeiden, um nicht als unzeitgemäß eingestuft zu werden.
E-Mails schreiben – wie Sie es besser machen:
Mit Sätzen wie: „Wenn Sie noch Fragen haben, melden Sie sich bitte.“ können Missverständnisse vermieden werden. Um hier sicherzugehen, können Sie in Ihrer E-Mail ergänzen, wann Sie am besten zu erreichen sind. Arbeiten Sie hier mit Tag- und Zeitangaben – so kommt es zu keinen unangenehmen Überraschungen.
4. E-Mail-Floskel: „Ich wollte einmal nachfragen, ob meine E-Mail Sie erreicht hat."
Auch Sie waren sicherlich schon mal in der Situation, keine Antwort auf eine wichtige E-Mail erhalten zu haben. Gelegentlich ist man auf genau diese Antwort angewiesen, um beispielsweise mit einem wichtigen Projekt weiterzukommen.
Reminder-E-Mail – das geht auch anders:
Sie wissen, dass Ihre E-Mail angekommen ist (wichtige Nachrichten versenden Sie schließlich mit einer Empfangsbestätigung). Die Frage dient also nicht dazu sicherzugehen, ob die Mail da ist, sondern als Erinnerung.
In Ihrer Erinnerungsmail sollten Sie auf Freundlichkeit setzen. Um dieses Ziel zu erfüllen, sollten Sie vor allem auf die richtige Formulierung Ihrer Betreffzeile achten. Diese bietet sich perfekt an, um Reminder-E-Mails gekonnt in Szene zu setzen.
Hier ein Beispiel: „Freundliche Erinnerung: Bitte um Bestätigung des Kostenvoranschlags vom 05.04.“
Ihre Betreffzeile an dieser Stelle mit dem Zusatz „Freundliche Erinnerung“ zu versehen, sendet ein wichtiges Signal und Ihr Gegenüber fühlt sich nicht so stark unter Druck gesetzt oder gar „ertappt.“
Fazit: Effektive Kommunikation – kein Platz für E-Mail-Floskeln
Floskeln in E-Mails sind nichtssagend, informationsarm und sorgen häufig für Missverständnisse. Für eine effektive Kommunikation sind sie somit nicht zielführend. Achten Sie bei Ihrer E-Mail-Kommunikation im Geschäftsalltag also auf die richtigen Formulierungen – die wichtigsten Tipps haben wir hier noch mal für Sie zusammengefasst:
- Versenden Sie E-Mails mit Danksagungen erst nach einer vollbrachten Leistung. Das zeigt Wertschätzung.
- Lassen Sie in Ihren E-Mails keine Zweifel an Ihren Fähigkeiten aufkommen und vermeiden Sie Ausdrücke wie „Ich hoffe“.
- Verzichten Sie auf schwammige Formulierungen. Diese bieten Raum für Fehlinterpretationen – kommunizieren Sie klar und direkt.
- Achten Sie bei Reminder-E-Mails auf einen freundlichen Ton, um Ihre E-Mail-Empfänger nicht unter Druck zu setzen.