Der Zusatz „zu Händen“ auf dem Briefumschlag dient lediglich der erleichterten Zuordnung. Der Hinweis stellt keinen Vertraulichkeitsvermerk dar, was bedeutet, dass der Brief bedenkenlos zum Beispiel im Sekretariat oder der Poststelle geöffnet werden kann.
In manchen Fällen wird sogar zusätzlich die Abkürzung „o. V. i. A.“ verwendet, was für „oder Vertreter im Amt“ steht. Das bedeutet, dass auch beispielsweise die Urlaubsvertretung oder generell eine andere Person dazu befugt ist, das Anliegen zu bearbeiten, falls die Ansprechperson nicht anwesend ist.
Wird in der Anschrift zuerst der Name einer Person und anschließend der Firmenname genannt, ist es ratsam, dieses Schreiben nicht zu öffnen. Es handelt sich dabei zwar nicht um einen Vertraulichkeitsvermerk, es ist allerdings davon auszugehen, dass der Absender oder die Absenderin ein persönliches Anliegen hat.
Steht in dem Adressfeld jedoch der Zusatz „vertraulich“ oder „persönlich“, stellt dies einen expliziten Vertraulichkeitsvermerk dar, wonach nur die Person adressierte Person befugt ist, diesen Brief zu öffnen. Wenn eine unbefugte Person das Schreiben öffnet, stellt das einen Verstoß gegen das Briefgeheimnis dar.
❁ Burkhard Heidenberger (ZEITBLÜTEN-Gründer, Buchautor & Trainer) schreibt zum Thema „Büroorganisation“:
Wie die Bezeichnung bereits verrät, ist ein Geschäftsbrief ein Brief, der zwischen zwei Geschäftspartnern, aber auch von einer Firma an eine Privatperson versendet wird.
Jeder Geschäftsbrief ist eine Art Visitenkarte Ihres Unternehmens.
Deshalb sollte darauf geachtet werden, dass darin möglichst keine Fehler auftauchen. Denn Fehler, sowohl Grammatik- als auch Formfehler, werfen nicht unbedingt ein gutes Bild auf Ihr Unternehmen.
Mit jedem Geschäftsbrief hinterlassen Sie beim Empfänger einen Eindruck – der kann positiv oder negativ sein!
» Weiterführende Infos: Briefe richtig schreiben: So schreiben Sie einen Brief nach DIN 5008
Die 7 häufigsten Fehler in einem Geschäftsbrief
Welche der folgenden Fehler sind Ihnen in Geschäftsbriefen bereits untergekommen?
1. Rechtschreibfehler
Beginnen wir mit den Grammatikfehlern: Da kann der Brief von der Form her noch so perfekt sein – wenn sich darin Fehler aneinanderreihen, dann vermitteln Sie als Absender alles andere als einen positiven Eindruck.
Aber nicht nur auf den Absender fällt das schiefe Licht, sondern auch auf das Unternehmen, in dessen Namen das Schreiben verschickt wurde.
» Die häufigsten Rechtschreibfehler habe ich hier aufgelistet.
2. Falsche Anrede, falsch geschriebene Namen
Ein falsch geschriebener Name oder auch die falsche Anrede zeugen nicht unbedingt von Wertschätzung. Der Absender hat sich offensichtlich nicht die Zeit genommen, sich diesbezüglich zu informieren – so auf alle Fälle der vermittelte Eindruck.
3. Abkürzungen
Nicht nur, dass Abkürzungen oft missverständlich ausgelegt oder gar nicht verstanden werden, sie können auch als unhöflich interpretiert werden.
Nur als Beispiel: MfG. So viel Zeit muss einfach sein, um zumindest die Grußformel auszuschreiben.
4. Betreff
Der Ausdruck „Betreff“ hat gemäß DIN 5008 in einem Geschäftsbrief nichts mehr zu suchen.
Eine Betreffzeile gibt es weiterhin. Sie gibt Aufschluss über den Inhalt des Briefes. Diese Betreffzeile kann man mit Fettschrift hervorheben.
5. Fehlende Unterschrift
Mit der Unterschrift wird der Geschäftsbrief rechtsverbindlich. Aber schon allein aus Höflichkeitsgründen sollte der Geschäftsbrief persönlich unterzeichnet werden.
Unter der Unterschrift wird der Vor- und Nachname in Maschinenschrift geschrieben. Damit wird gewährleistet, dass der Empfänger auch bei einer unleserlichen Unterschrift den Namen des Absenders lesen kann.
6. An, Firma, z. Hd. können Sie sich sparen
Noch etwas zu der Empfängeradresse auf dem Umschlag. Ein Beispiel, wie sie heute nicht mehr üblich ist:
Firma
Zeitblüten OHG
z. Hd. Burkhard Heidenberger
Mondweg 31
1140 Wien
Und so schreibt man das Ganze heute:
Zeitblüten OHG
Herrn Burkhard Heidenberger
Mondweg 31
1140 Wien
Geht aus der Firmenbezeichnung hervor, dass es sich um ein Unternehmen handelt (z. B. „OHG“), wird in der Anschrift „Firma“ weggelassen. Ebenso wird heute auf „z. Hd.“ und „An“ verzichtet. Die Anrede „Frau“ bzw. „Herrn“ wird allerdings nicht weggelassen!
7. Fehlender Absender auf dem Umschlag
Der Absender soll auf dem Umschlag ersichtlich sein. Denn der Empfänger soll über den Absender in Kenntnis gesetzt sein, bevor er den Brief überhaupt öffnet.
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Weitere Tipps für ein wirkungsvolles Schreiben:
Unterteilt nach den inhaltlichen Bausteinen eines Briefes habe ich abschließend hier weiterführende Tipps: