Access speichert Informationen in Form von Tabellen. Eine Tabelle besteht aus horizontal verlaufenden Zeilen und vertikal verlaufenden Spalten. Jede Zeile einer Tabelle entspricht einem Datensatz. Spalten legen die Art der in einer Zelle gespeicherten Information fest. Im Schnittpunkt einer Zeile und einer Spalte liegt eine Zelle. Jede Zelle speichert eine Information. Tabellen werden individuell an die Erfordernisse der Informationen angepasst, die in ihnen gespeichert werden sollen. Eine Tabelle zum Speichern von Namen und Adressen könnte die folgenden Spaltenüberschriften haben: Show ID, Name, Vorname, Anrede, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort Eine mit Daten angefüllte Zeile, also ein Datensatz könnte wie folgt aussehen: 1, Mustermann, Max, Herr, Schlossstraße, 23, Ilvesheim Bevor Informationen in einer Tabelle gespeichert werden können, muss die Struktur der Tabelle bestimmt werden: Wie viele Spalten soll die Tabelle haben, welche Werte sollen die Spalten aufnehmen können. Eine Tabelle hat daher zwei Ansichten:
Beim Öffnen einer Tabelle als Registerkarte im Arbeitsbereich wird die Datenblattansicht geöffnet. HINWEIS: Folgend empfiehlt es sich jeden beschriebenen Schritt anhand der Nordwind_2010.accdb nachzuvollziehen. Hierzu sollte eine Kopie der Datei Nordwind_2010.accdb angelegt werden. In dieser können beliebig Veränderungen vorgenommen werden. Anmerkung zu Nordwind_2010.accdb: Die Datenblattansicht wird für das Eintragen und Verändern von Informationen benötigt. Die Navigation in ihr ist recht einfach.
Um einen ganzen Datensatz (eine Zeile) zu löschen, gibt es zwei Wege entweder
oder
In beiden Fällen öffnet sich ein Sicherheitsfenster, in dem man noch einmal gefragt wird, ob man den Datensatz wirklich löschen möchte. Diese Frage beantwortet man mit dem JA-Schalter oder wechselt mit RECHTS zum NEIN-Schalter, um den Löschvorgang abzubrechen. Der Fokus befindet sich anschließend im Datensatz unterhalb des gelöschten Datensatzes in der ersten Spalte. Spalte löschenInnerhalb der Datenblattansicht ist es möglich, direkt eine Spalte der Tabelle und alle Einträge dieser Spalte in allen Datensätzen zu löschen. Dieser Befehl sollte nur mit größter Vorsicht benutzt werden. Vor dem Löschen der Spalte wird zwar ein Dialogfeld mit einer Sicherheitsabfrage eingeblendet, aber dieses wird durch ein unachtsames Drücken von EINGABE automatisch mit JA beantwortet. Es ist anschließend nicht mehr möglich, die Aktion rückgängig zu machen. Um eine Spalte zu löschen, navigiert man innerhalb eines beliebigen Datensatzes in die Spalte, die gelöscht werden soll. Nun gibt es zwei Möglichkeiten eine ganze Spalte zu löschen
oder
Der Fokus befindet sich anschließen in der ersten Zeile rechts neben der gelöschten Spalte. Soll ein Datensatz oder vielleicht sogar alle Datensätze einer Tabelle auf einmal ausgewählt werden, etwa um sie über die Zwischenablage in eine andere Tabelle oder in ein anderes Dokument zu kopieren, geht man wie folgt vor.
Um einen / mehrere Datensätze einzufügen, muss der Fokus vor dem Einfügen zuerst eine Zeile unter den letzten Datensatz gesetzt werden (erste leere Datensatzzeile). Diese Zeile muss dann mit SHIFT+F2 markiert werden, um danach mit STRG+C die neuen Datensätze einzufügen. Die Darstellung jeder Tabelle lässt sich nach einer Spalte sortieren. In der Voreinstellung wird jede Spalte in aufsteigender Reihenfolge nach dem Inhalt der ersten Spalte sortiert. Soll eine Sortierung nach einer anderen Spalte oder in einer anderen Reihenfolge erfolgen, geht man wie folgt vor:
Für das Suchen eines Datensatzes stellt Access gleich eine Reihe unterschiedlicher Werkzeuge bereit. Diese unterscheiden sich beträchtlich in ihrer Komplexität und reichen von der einfachen Textsuche, wie man sie auch aus Anwendungen wie Microsoft Word kennt, bis hin zu komplexen Filterfunktionen. Suchen und ErsetzenRegister START Gruppe SUCHEN Menüpunkt SUCHEN (kurz: ALT+R,FU oder STRG+F) öffnet das Dialogfeld "Suchen und ersetzen". Das Dialogfeld beinhaltet die beiden Registerkarten "Suchen" und "Ersetzen". STRG+TAB wechselt zwischen diesen beiden Registerkarten. Dabei handelt es sich um eine einfache Textsuche nach einer beliebigen Zeichenfolge. Im Register "Ersetzen" kann die gefundene Zeichenkette durch eine beliebige andere Zeichenkette ersetzt werden. Im Register "Suchen" existieren folgende Eingabefelder (mit TAB geht man jeweils zum nächsten Eingabefeld):
Mit ESC oder dem Schalter ABBRECHEN kann das Dialogfeld geschlossen werden. Erst nach Schließen des Dialogfensters sieht man, wohin der Fokus gesetzt wurde. Möchten man Werte der Tabelle durch eine beliebige Zeichenkette ersetzen, wechselt man auf die Registerkarte ERSETZTEN oder öffnet das Dialogfenster gleich mit dieser Registerkarte entweder über STRG+H oder Registerkarte START Gruppe SUCHEN Menüpunkt ERSETZEN (kurz: ALT+R,6) Das Dialogfeld ERSETZEN ist im Aufbau weitgehend identisch zur Suche. Es enthält zusätzlich das Eingabefeld ERSETZEN DURCH (ALT+D), in welches man die Zeichenkette einträgt, durch welche die Suchergebnisse ersetzt werden sollen.
Auch die Funktion ERSETZEN muss mit Bedacht eingesetzt werden, da sich der Vorgang nicht rückgängig machen lässt. FilterFilter ermöglichen es, Datensätze mit gemeinsamen Eigenschaften aus einer großen Datenmenge herauszusuchen. Dabei kann der Benutzer die Eigenschaften frei wählen. Ein Unternehmen könnte seine Kundendaten zum Beispiel nach den Kriterien "Frau, jünger als 30, älter als 20, Wohnort Mannheim" filtern, um einen Werbe-Serienbrief an diese Zielgruppe zu versenden. allgemeine FilterAccess bietet für jedes Feld eines Formulars bzw. einer Tabelle allgemeine Filter (AutoFilter), über die sich Datensätze schnell filtern lassen. Abhängig vom Feldtyp, den das zu filternde Feld besitzt, stehen verschiedene Filter zur Verfügung: Zahlenfilter, Textfilter und Datumsfilter.
Nacheinander kann man so mehrere Filter kombinieren. Auswahlbasierter FilterDer auswahlbasierte Filter ist sehr leicht anzuwenden. Er verwendet den Wert des aktuell ausgewählten Feldes als Filterkriterium. Will man nur einen Teil des Feldinhaltes als Wert benutzen (nur bei Feldtyp Datum und Text), so muss man vorher diesen Teil markieren. Mit dem Cursor vor den ersten Buchstaben und dann mit SHIFT+RECHTS bis zum letzten Buchstaben, den der Wert enthalten soll.
Der formularbasierte Filter wird - wie der Name schon vermuten lässt - eher aus einem Formular heraus aufgerufen, lässt sich allerdings auch aus einer Tabelle starten. Die Idee dieses Filters ist es, den Anwender beim Finden seiner Filterkriterien dadurch zu unterstützen, dass er eine Auswahl von Filtermöglichkeiten angezeigt bekommt, aus denen er nur noch wählen muss. Geöffnet wird der Formularbasierte Filter im Register START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt FORMULARBASIERTER FILTER (kurz: ALT+R, FW, F). Die Registerkarte mit der aktuellen Tabelle wird durch eine leere Tabelle ersetzt, die aber die gleichen Spaltenüberschriften besitzt, wie die Tabelle in der gefiltert werden soll. Der Fokus steht in Spalte 1 Zeile 1. (Ist die Tabelle nicht leer, so existiert bereits ein formularbasierter Filter, diesen löscht man im Register START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt ALLES LÖSCHEN (kurz: ALT+R, FW, E)) Mit den RECHTS/ LINKS kann durch die Spalten der neuen Tabelle navigiert werden. Mit ALT+AB öffnet sich eine Liste aller in der Tabelle innerhalb dieser Spalte verfügbaren Werte. Man kann nun einen Wert auswählen (AUF/AB), den die gefilterte Liste enthalten soll. So kann man in beliebig vielen Spalten Werte auswählen. Will man später vielleicht alle Zeilen sehen, die in der Spalte KUNDE "Firma CC" oder "Firma A" enthalten, so kann man mit STRG+TAB in eine neue leere Tabelle wechseln, mit der man diese Oder-Verknüpfungen erzeugt. Diese Tabelle ist wieder leer und kann genauso wie die erste Filter-Tabelle mit Filterwerten gefüllt werden. Man kann also auch filtern nach allen Zeilen, die in Spalte Kunde "Firma CC" haben oder in Spalte VERSANDDATUM "23.02.2006". Man kann beliebig viele Oder-Filter-Tabellen erstellen. Will man nochmal in eine vorher definierte Filtertabelle zurückspringen so erreicht man diese mit STRG+SHIFT+TAB. Mit SHIFT TAB gelangt man dann wieder in die anderen Filter, bis zur letzten bei der SHIFT+TAB das Erstellen einer neuen Oder-Filter-Tabelle bewirkt. Mit Hilfe des Registers START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt FILTER/SORTIERUNG ANWENDEN (kurz: ALT+R, FW, O), wird der definierte Filter auf die Tabelle angewandt. Man befindet sich wieder in der ursprünglichen Tabelle, auf die aber die definierten Filterkriterien angewandt wurden. Ein formularbasierter Filter kann im Register START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt ALS ABFRAGE SPEICHERN (kurz: ALT+R, FW, L) gespeichert werden. Es öffnet sich ein Dialogfeld, indem sofort der Name des Filters eingetragen werden kann. Innerhalb des formularbasierten Filters kann diese Filter auch jederzeit geladen werden, Register START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt VON ABFRAGE LADEN (kurz: ALT+R, FW, 2x O). Es öffnet sich ein Dialogfeld, mit der Liste aller gespeicherten Abfragen. Mit AUF/AB kann die gewünschte Abfrage ausgewählt und geladen werden. Spezialfilter/-sortierungDer Spezialfilter ist der mächtigste Filter in Access, seine Bedienung ist allerdings recht komplex. Mit ihm lassen sich alle Filterwünsche erfüllen und die Daten können im gleichen Arbeitsgang auch sortiert werden. Alle durch andere Verfahren gesetzten Filter lassen sich mit Hilfe des Spezialfilters nachbearbeiten und weiter verfeinern. Der Spezialfilter wird über das Register START Gruppe SORTIERN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt SPEZIALFILTER/-SORTIERUNG (kurz: ALT+R, FW, S) eingeschaltet. Dabei öffnet sich ein eigenes Filter-Fenster, welches dem Fenster gleicht, über welches Abfragen erstellt werden. Prinzipiell sind die Filterfunktionen von Access nichts anderes als Abfragen innerhalb einer einzigen Tabelle. Das von links nach rechts langgezogene Fenster besteht aus zwei Bereichen, zwischen denen man mit F6 wechseln kann. Im oberen Teil wird ein Fenster angezeigt, auf welche die Filter angewendet werden sollen. Das Fenster wird als sogenannte Feldliste angezeigt. Eine Feldliste zeigt die Spaltenüberschriften einer Datentabelle in Listenform, also in vertikaler Ausrichtung, an. Im unteren Teil des Fensters befindet sich der Kriterien Bereich. Er besteht aus einer Tabelle. Die Zeilen der Tabelle sind wie folgt beschriftet:
Die Spalten haben keine Beschriftung. Der Fokus befindet sich in der unteren Hälfte des Filterfensters in der ersten Spalte der ersten Zeile der Tabelle. Um einen Filter zu erstellen, geht man wie folgt vor:
Im Register START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt FILTER EIN/AUS (kurz: ALT+R,B) kann der zuletzt angewandte Filter wechselweise ein- und ausgeschaltet werden. Will man alle auf die Tabelle angewandten Filter gleichzeitig löschen, so wählt man im Register START Gruppe SORTIEREN UND FILTERN Menüpunkt ERWEITERT Untermenüpunkt ALLE FILTER LÖSCHEN (kurz: ALT+R, FW, E). Als Ergebnis erhält man wieder die ungefilterte Liste. Tabelle: EntwurfsansichtIn der Tabellen-Entwurfsansicht von Access wird die Struktur einer Tabelle angelegt und bearbeitet. Die Tabellen-Entwurfsansicht wird über das Register ERSTELLEN Gruppe TABELLEN Menüpunkt TABELLENENTWURF (kurz: ALT+L,T,W) aufgerufen. Im Arbeitsbereich wird eine neue Registerkarte mit dem Namen "TabelleNr" angelegt. Diese Registerkarte besteht aus zwei Fensterbereichen, dem Feldeingabebereich in der oberen Fensterhälfte und dem Feldeigenschaftenbereich mit dem Informationsbereich in der unteren Bildschirmhälfte. Zwischen den beiden Bereichen kann mit der Taste F6 gewechselt werden (vorausgesetzt, man hat min. einen Feldnamen für das neue Feld vergeben und der Fokus befindet sich in dieser Zeile). F6 wechselt nicht nur zwischen den beiden Fensterbereichen sondern auch wie bekannt zu allen anderen ACCESS-Bereichen wie Navigationsbereich, Multifunktionsleiste, ... Arbeiten in der Tabellen-EntwurfsansichtNeue Tabelle erstellenDie Grobstruktur einer neuen Tabelle wird über den Feldeingabebereich erstellt. Der Feldeingabebereich besteht wiederum aus einer dreispaltigen Tabelle. Die erste Spalte trägt die Überschrift FELDNAME, die zweite Spalte die Überschrift FELDDATENTYP und die dritte Spalte die Überschrift BESCHREIBUNG. In jeder Zeile des Feldeingabebereichs kann eine Spalte für eine Tabelle angelegt und definiert werden. Dazu geht man wie folgt vor:
Mit den oben beschriebenen Schritten ist eine Spalte der neuen Tabelle erstellt worden. Es können nun weitere Einstellungen an der eben erstellten Spalte vorgenommen oder eine weitere Spalte definiert werden, indem die Schritte in einer neuen Zeile im Feldeingabebereich wiederholt werden. Um die weiteren Eigenschaften einer Spalte zu bearbeiten, wechselt man mit F6 aus der Zeile des Feldeingabebereichs, in der sie erstellt wurde zum zugehörigen Feldeigenschaftenbereich. Die in den Feldeigenschaften gesetzten Werte gehören jeweils zu einer Zeile aus dem Feldeingabebereich, ändern sich also in Abhängigkeit der Zeile, aus der heraus sie aufgerufen wurden. Der Feldeigenschaftenbereich besteht aus zwei Registerkarten, ALLGEMEIN und NACHSCHLAGEN. Auf jeder Registerkarte findet man eine zweispaltige Tabelle. Die Zeilenbeschriftung gibt Aufschluss über die Werte, welche über die Felder beeinflusst werden können. Viele der Felder dürfen übrigens auch frei sein, wenn der Benutzer keinen Eintrag wünscht. Andere Felder müssen zwingend einen Wert enthalten. Manche Felder sind nur bei bestimmten Felddatentypen sichtbar, also nicht wundern, wenn nicht alle unten beschriebenen Felder zu sehen sind. Auf der Registerkarte ALLGEMEIN befinden sich folgende Einstellungsmöglichkeiten (mit TAB gelangt man von einer Möglichkeit zur nächsten bzw. SHIFT+TAB wieder zurück:
Der Ausdrucks-Generator wird über das Register ENTWURF Gruppe TOOLS Menüpunkt GENERATOR aufgerufen (kurz: ALT+J,D,O). Anfänger sollten die Felder INDIZIERT, UNICODE-KOMPRESSION, IME-MODUS, IME-SATZMODUS und Smarttags auf den voreingestellten Werten belassen. Mit STRG+TAB wechselt man auf die Registerkarte NACHSCHLAGEN. Zeilen löschenEine Zeile in der Entwurfsansicht entspricht einer Tabellen-Spalte in der Datenblattansicht. Wird eine bestimmte Spalte der Tabelle nicht mehr benötigt, so kann man diese durch das Löschen der zugehörigen Zeile in der Entwurfsansicht entfernen. Alle Einträge, welche die Tabelle in der entsprechenden Spalte enthielt, werden dadurch unwiederbringlich mitgelöscht. Um eine Zeile zu löschen geht man wie folgt vor:
Zeile einfügenEine Zeile in der Entwurfsansicht entspricht einer Tabellen-Spalte in der Datenblattansicht. Wird in der Datenblattansicht eine neue Spalte zwischen zwei bereits existierenden Spalten benötigt, so kann dies durch das Einfügen einer neuen Zeile zwischen zwei bestehenden Zeilen in der Entwurfsansicht erreicht werden. Dazu geht man wie folgt vor:
Primärschlüssel festlegenUm die Datenfelder einer Spalte als Primärschlüssel festzulegen, geht man wie folgt vor:
Soll aus irgendeinem Grund der Primärschlüssel wieder entfernen, so braucht man nur den oben beschriebenen Vorgang zu wiederholen. Weißt man einer zweiten Spalte ein weiteres Mal einen Primärschlüssel zu, so wird automatisch der vorher vergebene Schlüssel gelöscht. Gültigkeitsprüfung während der EingabeUm Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden, ist es sinnvoll für fehleranfällige Datenfelder eine Gültigkeitsprüfung während der Dateneingabe zu definieren. Access macht dies für die Datentypen DATUM/UHRZEIT, ZAHL, WÄHRUNG und JA/NEIN in begrenztem Umfang bereits automatisch. So protestiert Access bei dem Versuch, Buchstaben in ein Zahlenfeld einzutippen oder moniert unklar eingegebene Datumsangaben. Für weitergehende Gültigkeitsprüfungen oder eine Gültigkeitsprüfung bei TEXT kann man in der Entwurfsansicht innerhalb der Feldeigenschaften beim Eintrag GÜLTIGKEITSREGEL sehr genaue Regeln formulieren. Bei Verstößen gegen eine Gültigkeitsregel kann ebenfalls in der Entwurfsansicht der Text der Fehlermeldung über den Eintrag GÜLTIGKEITSMELDUNG definiert werden. Gut formulierte Fehlermeldungen helfen dem Anwender später, seinen Fehler zu begreifen und in Zukunft zu vermeiden. Gültigkeitsregeln werden aus den gleichen Operatoren und Platzhaltern aufgebaut, die auch bei Filtern und Abfragen eingesetzt werden. (Mehr unter Access_2010: Operatoren, Platzhalter und Bedingungsausdrücke.) Zusätzlich steht eine Funktion DATUM() zur Verfügung, welche bei Vergleichsoperationen immer automatisch das aktuelle Datum einträgt. Sollen für ein Feld gleichzeitig mehrere Regeln gelten, so kann man diese durch die Operatoren UND, ODER, NICHT, und ZWISCHEN miteinander verknüpfen. Bei der Eingabe sollten folgende weitere Regeln beachtet werden:
Weitere Beispiele:
Mit Index / Indizes arbeitenIndizes definiert und bearbeitet man am einfachsten in der Tabellen- Entwurfsansicht. Was sich hinter Index/ Indizes verbirgt wird in einem extra Kapitel Index / Indizes genauer beschrieben. Einfachen Index erstellenEin einfacher Index wird innerhalb der Entwurfsansicht wie folgt definiert:
IndexfensterDas Indexfenster gibt eine Übersicht über alle in einer Tabelle bestehenden Indizes. Um es zu öffnen, wählt man in der Tabellen-Entwurfsansicht Register TABELLENTOOLS ENTWURF Gruppe EINBLENDEN/ AUSBLENDEN den Menüpunkt INDIZES (ALT+J, D, D). Das Indexfenster besteht aus zwei Fensterteilen, einer dreispaltigen Tabelle im oberen Fensterbereich und den Indexeigenschaften (bestehend aus drei Eingabefeldern). Mit F6 wechselt man vom oberen in den unteren Bereich. Leider kommt man aber nicht wieder in den oberen Bereich zurück, sondern muss das Indexfenster mit zweimal (ALT+J, D, D) schließen und wieder öffnen. Die dreispaltige Tabelle hat folgende Spaltenüberschriften:
Aus der Zeile, in der ein Index definiert wurde, wechselt man mit F6 zu den Indexeigenschaften. Folgende Optionen können hier jeweils über eine Ausklappliste definiert werden, die Ausklappliste wird wie üblich mit ALT+AB geöffnet:
Das Indexfenster wird durch ALT+LEERTASTE,X oder ALT+F4 geschlossen. Zusammengesetzten Index definierenEin zusammengesetzter Index besteht aus mehreren untereinander definierten Indizes, die unter einem gemeinsamen Indexnamen zusammengefasst sind. Ein zusammengesetzter Index wird wie folgt definiert: Was bedeutet Gruppierung bei Access?Gruppieren nach einem Feld
In Access wird die Gruppierungsebene hinzugefügt und ein Gruppenkopf dafür erstellt. Wenn der Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe geöffnet ist, können Sie sehen, dass eine neue Zeile Gruppieren nach für dieses Feld hinzugefügt ist.
Was ist eine Union Abfrage?Manchmal möchten Sie vielleicht die Datensätze aus einer einzigen Tabelle oder Abfrage mit Datensätzen aus einer oder mehreren Tabellen auflisten, um eine einzige Gruppe von Datensätzen zu bilden – eine Liste mit allen Datensätzen aus zwei oder mehr Tabellen. Dies ist der Zweck einer Union-Abfrage in Access.
Was ist eine anfügeabfrage Access?Eine Anfügeabfrage verwenden Sie zum Hinzufügen neuer Datensätze zu einer vorhandenen Tabelle unter Verwendung von Daten aus anderen Quellen. Wenn Sie Daten in einer vorhandenen Gruppe von Datensätzen ändern müssen, z. B. den Wert eines Felds aktualisieren, können Sie eine Aktualisierungsabfrage verwenden.
Was ist ein AutoWert in Access?Der Datentyp AutoWert ist eine Sonderform vom Datentyp Zahl mit der Feldgröße Long Integer. Der Datentyp kann nur einem Feld in einer Tabelle zugewiesen werden. Bei der Neuanlage eines Datensatzes wird der Schlüsselwert automatisiert berechnet.
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