Wo speichert Excel die automatische Sicherungskopien?

Spätestens beim nächsten Öffnen der Arbeitsmappe ist klar, dass dies ein Irrtum war, fehlen doch nun die letzten Einträge und Daten. Doch die ungespeicherten Eingaben sind nicht unbedingt verloren.

Bereits gespeicherte Mappen

Wenn die ungesicherte Arbeitsmappe früher schon einmal als Datei gespeichert wurde, also einen Dateinamen besitzt, starten Sie Excel wie gewohnt. Öffnen Sie dann die Datei, deren letzte Eingaben Sie wiederherstellen wollen mit „Datei ➞ Zuletzt verwendet“ und einem Klick auf den Dateinamen.

Haben Sie die Excel-Tabelle noch geöffnet, können Sie mit der Tastenkombination Strg+Z die Änderungen rückgängig machen, die Sie seit dem Öffnen durchgeführt haben. Wenn Sie versehentlich Daten gelöscht und dann die Datei gespeichert haben, können Sie mit den Vorgängerversionen/Schattenkopien in Windows arbeiten.  Dazu rufen Sie die Eigenschaften der Tabelle im Datei-Explorer von Windows auf.

Um die ungespeicherte Version wiederherzustellen, öffnen Sie mit einem Klick auf „Datei“ noch einmal das Datei-Menü, in dem sich im Bereich „Informationen“ die Versionsverwaltung befindet. Unter „Versionen“ sind bis Excel 2010 alle Bearbeitungsstufen gelistet, die automatisch gespeichert und ohne Speichern geschlossen wurden. Ab Excel 2013 bis hin zu Excel 2019 finden Sie die Möglichkeiten zur Wiederherstellung über den Menüpunkt „Arbeitsmappe verwaltenNicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen“.

Sie können also gezielt auf eine ungesicherte Version der Excel-Mappe zugreifen, indem Sie den entsprechenden Eintrag einfach anklicken. Sobald diese Version geöffnet ist, wird oberhalb der Tabelle in einer Meldungszeile angezeigt, dass es sich um eine „Automatisch gespeicherte Version“ handelt, die im schreibgeschützten Modus geöffnet wurde.

Per Klick auf „Wiederherstellen“ können Sie nun die aktuelle Version der Datei ersetzen. Empfehlenswert ist es jedoch, die wiederhergestellte Version mit „Datei ➞ Speichern unter“ unter einem modifizierten Dateinamen – beispielsweise durch ein angehängtes Version B – zu sichern, statt die letzte gespeicherte Version zu überschreiben. Das gilt natürlich für alle Excel-Versionen, bis hin zu Excel 2019.

Noch ungespeicherte Mappen

Auch Dateien, die Sie noch nie gespeichert haben, lassen sich in Excel wiederherstellen, falls die Mappe ungesichert geschlossen wurde. Dazu starten Sie Excel und klicken auf „DateiÖffnenZuletzt verwendet“. Eher unscheinbar steht am unteren rechten Rand des Menüs die Rettung: „Nicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen“ heißt der Befehl, den Sie nun anklicken, um im Öffnen-Dialogfenster von Excel den Ordner „UnsavedFiles“ anzuzeigen. Hier finden Sie Excel-Mappen, die beim Schließen nicht gespeichert wurden. Markieren Sie die gesuchte Datei und klicken Sie auf „Öffnen“.

Voraussetzung für die Wiederherstellung

Für den Fall, dass Sie eine ungesicherte Version einer Arbeitsmappe wiederherstellen möchten, ist es erforderlich, dass Ihre Eingaben von Excel während der Arbeit automatisch gesichert worden sind. Damit die automatische Sicherung aktiv ist, muss unter „Datei ➞ Optionen ➞ Speichern“ das Kontrollkästchen vor „AutoWiederherstellen-Informationen speichern“ markiert sein. Um bei der Wiederherstellung von Excel-Mappen möglichst aktuelle Informationen zu haben, sollten Sie das Speicherintervall im Feld „Minuten“ heruntersetzen, etwa auf „3“. Belassen Sie es dagegen auf „10“ Minuten, kann es passieren, dass beim Öffnen einer wiederhergestellten Version die letzten neun Minuten der Bearbeitung fehlen.

Bei einem Absturz oder Programm­fehler stellt Office mit der AutoWie­derherstellen­Funktion die letzte Ver­sion des gerade geöffneten Dokuments wieder her. Die Einstellungen für das automatische Speichern finden Sie in Word, Excel oder Powerpoint unter Da­tei, Optionen und Speichern. Der Schal­ter AutoWiederherstellen­Informationen speichern alle [x] Minuten sollte aktiviert sein, ebenso die Option Beim Schließen ohne Speichern die letzte automatisch wiederhergestellte Version beibehalten.

Die AutoWiederherstellen­-Funktion wird in der Standardeinstellung alle 10 Minu­ten aktiv und speichert dabei den gesam­ten Arbeitsbereich, im Fall von Excel also auch mehrere Arbeitsblätter. Möchten Sie besonders sichergehen, lässt sich der AutoWiederherstellen-­Zeitraum bis auf eine Minute verkürzen.

Sicherungskopie als Backup anlegen

Word und Excel können zusätzlich eine Si­cherungskopie des aktuellen Dokuments anlegen. In Word rufen Sie dazu über Da­tei und Optionen das Menü Erweitert auf. Setzen Sie dann ein Häkchen bei Immer Sicherungskopie erstellen. Im gleichen Ordner wie die Originaldatei befindet sich dann auch die Sicherungskopie. Sie trägt die Extension wbk, lässt sich aber genau­so wie Standard­-Dokumente öffnen.

Lesetipp: Excel - CSV-Dateien importieren 

In Excel ist das Anlegen von Sicherungsko­pien etwas umständlicher, weil Sie die folgenden Schritte für jede Arbeitsmappe einzeln durchführen müssen. Klicken Sie im Menü auf Speichern unter und Durch­suchen, dann auf Tools und Allgemeine Optionen. Aktivieren Sie hier die Option Sicherungsdatei erstellen.

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