Warum kann ich bei Outlook nicht alle Mails sehen?

Vorsicht! Ältere E-Mails können in Ihrem Outlook-Ordner verschwinden. So vermeiden Sie das!

In den letzten Wochen meldeten sich zwei Leser, aus deren Outlook alle E-Mails verschwunden waren, die älter als drei Monate waren. Des Rätsels Lösung: Beide nutzten als E-Mail-Protokoll IMAP und bei beiden war die Speicherdauer für E-Mails im Offline-Modus auf drei Monate begrenzt. Auf dem Mail-Server waren die E-Mails noch, sodass die Leser sie schnell wieder in ihr Outlook holen konnten. Damit Ihnen das nicht auch passiert, sollten Sie die Kontoeinstellungen in Outlook zu überprüfen und gegebenenfalls korrigieren.

Wenn Sie ein neues E-Mail-Konto in Outlook anlegen, wählt Outlook – soweit möglich – das modernere Übertragungsprotokoll IMAP statt des älteren POP3 dafür . Die empfangenen E-Mails werden dabei sowohl auf dem Mail-Server als auch in Form einer sogenannten Offline-Datei auf dem Outlook-PC gespeichert. Durch die Offline-Datei können Sie auch dann in Outlook auf die E-Mails zugreifen, wenn Sie gerade keinen Internetzugang haben.

In älteren Outlook-Versionen (bis Outlook 2010) ist die Größe der Offline-Datei begrenzt, sodass nur die E-Mails aus den letzten drei Monaten in Outlook sichtbar sind. In neueren Versionen ist diese Beschränkung zwar aufgehoben, aber wenn Sie ein älteres Outlook durch die neueste Version ersetzt haben, kann es sein, dass die alte Beschränkung trotzdem bestehen bleibt.

So stellen Sie sicher, dass Ihnen auch ältere E-Mails erhalten bleiben

Überprüfen Sie Ihre Outlook-Einstellungen und setzen Sie das Speicherlimit auf „unbeschränkt“. Outlook holt dann die älteren E-Mails zurück in die Offline-Datei, sodass sie wieder in Outlook zu sehen sind.

Und so geht's:

1. Rufen Sie in Outlook „Datei – Kontoeinstellungen – Kontoeinstellungen“ auf.

2. Wählen Sie das E-Mail-Konto aus und klicken Sie auf „Ändern.“

3. Ziehen Sie wie im Anleitungsvideo dargestellt den Schieberegler unter E-Mail im Offlinemodus ganz nach rechts auf Alle.

4. Klicken Sie auf „Weiter“ und auf „Fertig stellen.“ Falls Outlook eine Testnachricht verschickt, schließen Sie das Fenster mit der Meldung.

Anleitungsvideo: Speicherlimit auf "unbeschränkt" stellen

Weitere Tipps, um fehlende E-Mails in Outlook zu finden

Wenn Sie Ihre E-Mails dennoch nicht finden, kann es auch sein, dass eine E-Mail versehentlich gelöscht wurde. Außerdem ist es möglich, dass das E-Mail-System die eingehende Nachricht ausversehen als Spam markiert, was bedeutet, dass die Nachricht nie Ihren Posteingang erreicht hat. Es kann allerdings auch sein, dass die E-Mail verloren geht, wenn Sie archiviert wird und Sie sie nicht erkennen. Es gibt also verschiedene Möglichkeiten, um Ihre E-Mail zu finden. Mit diesen Tipps kommen Sie verschwundenen E-Mails auf der Spur:

• Der E-Mail-Ordner „gelöschte Objekte“:  Der Ordner „gelöschte Elemente“ ein guter Ort, um nach fehlenden E-Mails zu suchen. Wenn Sie die fehlende Nachricht im Ordner nicht sehen,  verwenden Sie die Bildlaufleiste auf der rechten Seite, um durch die Nachrichten auf und ab zu navigieren, bis Sie sie finden. Sie können auch die Suchleiste oben in den Nachrichten verwenden. Diese Methode zum Auffinden verlorener E-Mail-Nachrichten funktioniert gut, wenn Sie nicht viele Nachrichten in einem Ordner haben. Wenn Sie viele Nachrichten erhalten haben, müssen Sie möglicherweise die Microsoft Outlook-Suche verwenden.
• Der „Junk-Ordner“(Spam): Klicken Sie auf den Ordner Junk-E-Mail, um ihn zu öffnen und nach fehlenden Outlook-Emails suchen. Wenn Sie nicht viele Nachrichten in Ihrem Junk-E-Mail-Ordner haben, können Sie fehlende E-Mails in Outlook leicht finden.Da der Ordner Junk-E-Mail im Beispiel nur zwei Nachrichten enthält, ist es für mich einfach, die gesuchte Nachricht zu finden. Wenn Ihr Junk-E-Mail-Ordner voll ist, können Sie die Bildlaufleisten oder die Suchleiste verwenden, um die fehlende E-Mail-Nachricht zu finden.
• Die Microsoft-Outlook-Suche: Sie können auch die MS Outlook-Suchfunktion verwenden, um verlorene E-Mails zu finden. Um das Suchprogramm zu verwenden, geben Sie ein Wort oder einen Satz aus der fehlenden E-Mail in das Suchfeld ein. Die Standardeinstellung ist die Suche nach allen E-Mails innerhalb des Postfachs, das Sie gerade verwenden. Verwenden Sie das Feld auf der linken Seite, um Ihre Suche innerhalb des aktuellen Postfachs weiter zu verfeinern. Sie können festlegen, wie Ihre Suchergebnisse aussehen sollen. Sie können zwischen All Mail, nur Ungelesene Mail oder nur Erwähnte Mail wählen.