Was ist der unterschied zwischen einer dienstreise und einer geschäftsreise

Fernab von der eigentlichen Arbeitsstätte oder von zu Hause entstehen Mitarbeitern zusätzliche Kosten. Diese umfassen Transportkosten, Übernachtungskosten, den Verpflegungsmehraufwand sowie weitere Reisenebenkosten. Aber was davon muss der Arbeitgeber zahlen?

Zusammenfassung der Pauschalen nach Bundesreisekostengesetz

• Für öffentliche Verkehrsmittel erstattet der Arbeitgeber allgemein die niedrigste Beförderungsklasse.
• Die Kilometerpauschale für Kraftfahrzeuge beträgt 20 Cent, bei triftigem Grund das Fahrzeug zu nutzen, 30 Cent.
• Pro Tag ohne Übernachtung sowie pro An- und Abreisetag werden 14 Euro, mit Übernachtung 28 Euro Verpflegungspauschale gewährt.
• Eine Übernachtung bemisst sich für Dienstreisen pauschal auf 20 Euro.
• Grundsätzlich übernimmt der Arbeitgeber nur notwendige und mit der Arbeit zusammenhängende Kosten.

Geschäftsreise in der Privatwirtschaft: Arbeitgeber oder Finanzamt

In der Privatwirtschaft übernimmt der Arbeitgeber häufig die Kosten für Geschäftsreisen. Hierunter fallen fernab der ersten Arbeitsstätte dieselben Kosten wie auf Dienstreise an: Fahrtkosten, Verpflegungskosten und Übernachtungskosten. Die Pauschalen orientieren sich in den meisten Fällen am Bundesreisekostengesetz (BRKG). Zahlt der Arbeitgeber nicht, haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, die Beträge als Werbungskosten in der Steuererklärung anzugeben. Einzelne Regelungen finden sich oft im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag. Selbstständige geben sie als Betriebskosten oder Spesen an.

Es empfiehlt sich, alle Belege zu sammeln, um sie Arbeitgeber oder Finanzamt vorlegen zu können.

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Dienstreise: Das Bundesreisekostengesetz

Im öffentlichen Dienst stehen Dienstreisenden festgelegte Pauschalen zu. Das legt § 81 des Bundesbeamtengesetzes fest. Der Arbeitgeber, in diesem Fall Bund, Länder, Gemeinden, Körperschaften, Anstalten und Stiftungen, zahlt dem Arbeitnehmer diese aus. Geschäftsreisen in der Privatwirtschaft orientieren sich häufig daran. Die genauen Bedingungen und Höhen finden sich im Bundesreisekostengesetz (BRKG):

• Das BRKG gilt laut § 1für „Beamtinnen, Beamten, Richterinnen und Richter des Bundes sowie der Soldatinnen und Soldaten und der in den Bundesdienst abgeordneten Beamtinnen, Beamten, Richterinnen und Richter“.
• Es greift nur, wenn die Reise dienstlich notwendig ist (§ 2 BRKG).
• Beschäftigte oder ihr Arbeitgeber holen eine Dienstreisegenehmigung ein und erstellen eine Dienstreiseabrechnung.
• Der Anspruch auf Kostenübernahme besteht bis sechs Monate nach der Dienstfahrt. Danach erlischt er, wenn kein Antrag vorliegt (§ 3 BRKG).
• Leistungen Dritter sind auf die Reisekostenvergütung anzurechnen (§ 3 BRKG). Sind beispielsweise die Getränke während einer Fortbildung kostenlos, gibt es keine Kostenübernahme.

Öffentliche Verkehrsmittel (§ 4 BRKG)

• Für öffentliche Verkehrsmittel erstattet der Arbeitgeber die Kosten für die niedrigste Beförderungsklasse.
• Lediglich bei Bahnfahrten über zwei Stunden, bei einer Behinderungsstufe von mindestens 50 oder in Einzelfällen im Flugzeug kann eine höhere Klasse erstattet werden.
• Nutzt der Mitarbeiter aus triftigen Gründen ein Taxi oder einen Mietwagen, gibt es eine Kostenübernahme.

Kilometerpauschale (§ 5 BRKG)

• Für Kraftfahrzeuge oder andere motorbetriebene Fahrzeuge, also Autos und Motorräder, sieht das Bundesreisekostengesetz eine Wegstreckenentschädigung von 20 Cent pro Kilometer vor.
• Maximal 130 Euro erstattet der Arbeitgeber so, also insgesamt 650 Kilometer. Nur in Einzelfallentscheidungen gibt es bis zu 150 Euro.
• Besteht ein erhebliches Interesse, dass ein Kraftfahrzeug anstelle einer Bahnfahrt genutzt wird, gilt eine Kilometerpauschale von 30 Cent pro Kilometer.
• Stellt der Arbeitgeber das Fahrzeug samt Kraftstoff oder der Dienstreisende fährt bei jemand anderem kostenlos mit, gibt es keine Erstattung.

Die Kilometerpauschale dient als finanzieller Ausgleich sowohl für den verbrauchten Kraftstoff als auch den Verschleiß beim Privatfahrzeug.

Verpflegungskosten

Für eine Dienstreise erhält der Angestellte das sogenannte Tagegeld. Dieses bemisst sich nach dem Einkommensteuergesetz und wird nur gezahlt, wenn die Reise beruflich war und tatsächlich Kosten anfielen. Enthalten die Übernachtungskosten oder die Reisekosten bereits eine Verpflegung, zum Beispiel das Frühstück im Hotel, so verringern sich die Pauschalen. Für ein Frühstück zieht der Arbeitgeber 20 Prozent ab, für ein Mittagessen 40 Prozent. (§ 6 BRKG)

Die Pauschalen zum Verpflegungsmehraufwand betragen 2021

• 14 Euro Tagessatz für eine eintägige Dienstreise bis zu acht Stunden ohne Übernachtung
• 28 Euro Tagessatz für jeden vollen Kalendertag mit Übernachtung
• 14 Euro Tagessatz für einen An- oder Abreisetag

Alle Pauschalen und Sonderfälle lesen Sie im Lexikonbeitrag zur Verpflegungspauschale.

Übernachtungsgeld (§ 7 BRKG)

• Der Arbeitgeber erstattet pro Nacht pauschal 20 Euro.
• Sind höhere Dienstreisekosten notwendig, erstattet er auch diese.
• Ist keine Übernachtung notwendig oder sind die Kosten für diese bereits gedeckt, zum Beispiel durch eine Fahrt im Nachtzug oder bei Bereitstellung einer Unterkunft, erstattet der Arbeitgeber nichts.

Weitere Regelungen

• Dauert die Dienst- beziehungsweise Geschäftsreise länger als 14 Tage, so gelten ab Tag 15 nur noch 50 Prozent der Pauschalen. In besonderen Fällen darf der Arbeitgeber eine Ausnahme machen. (§ 8 BRKG)
• Für Dienstreisende, die gewöhnlich weniger Ausgaben haben als die Pauschalen, gibt es stattdessen eine Aufwandsvergütung (§ 9 BRKG).
• Auch für Mitarbeiter, die regelmäßig reisen, kann eine pauschale Vergütung gewährt werden (§ 9 BRKG).
• Alle anderen Kosten, die für das Dienstgeschäft notwendig sind, erstattet der Arbeitgeber (§ 10 BRKG).

Verbindung mit Privatreise

Dienstfahrten führen gelegentlich an beliebte Reiseziele oder in Städte, in denen der Reisende Verwandte oder Freunde hat. Bleibt der Mitarbeiter vor oder nach der eigentlichen Dienstreise dort,

• übernimmt der Arbeitgeber nur die Kosten, die dienstlich anfallen (§ 13 BRKG).
• Handelt es sich um mehr als fünf private Tage, erstattet der Arbeitgeber nur die Fahrtkosten für die Erledigung des Dienstgeschäftes, genauso Tagegeld und Übernachtungsgeld (§ 13 BRKG).
• Da nur tatsächlich angefallene Kosten übernommen werden, kann ein Arbeitnehmer Übernachtungen bei Freunden nicht zurückfordern.

Landesreisekostengesetz

Für Einrichtungen der Länder gilt nicht das Bundesreisekostengesetz, sondern das jeweilige Landesreisekostengesetz.

Antrag

Der Dienstreiseantrag im öffentlichen Dienst ist notwendig für die Genehmigung einer Reise und der damit verbundenen Kosten. Zusätzlich bekommen Vorgesetzte und Arbeitgeber mit dem Antrag die Möglichkeit, Vorbereitungen zu treffen, beispielsweise Einweisungen von Mitarbeitern ins Fahrzeug beziehungsweise die Arbeit vor Ort oder Buchungen von Versicherungen.

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