Wie melde ich mein Kassensystem beim Finanzamt an?

Kassenmeldung beim Finanzamt

Von der Kassen-Meldepflicht sind alle elektronischen Aufzeichnungssysteme für Barzahlungen betroffen. Ein elektronisches Aufzeichnungssystem kann z.B. eine Registrierkasse, eine PC-Kasse, eine Touchkasse oder auch ein elektronisches Kassenbuch sein.

Es spielt keine Rolle welcher Umsatz erwirtschaftet wird, auch Kleinunternehmer und öffentliche Bereiche wie Museen sind betroffen.

Die KassenSicherungsVerordnung (KassenSichV) gilt alle Branchen. Für den Handel ebenso wie für Dienstleistung, Kosmetik- und Nagel-Studios, Friseure, Bäcker, Fleischer, Döner, Imbiss, Gastronomie, Handwerk und alle anderen Bereiche.

FAZIT Überall wo Barzahlungen stattfinden wird muss eine Technische Sicherheits Einrichtung (TSE) an das elektronische Aufzeichnungssystem angeschlossen werden.

Technische Sicherheitseinrichtung

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat unsere TSE am 19.12.2019 zertifiziert, hier die Liste aller bisher zertifizierten TSEs auf den Seiten des BSI:

https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/ZertifizierungundAnerkennung/Produktzertifizierung/ZertifizierungnachCC/ZertifizierteProdukte/Fiskalisierung/Fiskalisierung_node.html

TSE kaufen

TSE Kasse: https://www.sds-kassensysteme.de/kassensysteme/
TSE Kassensoftware: https://www.sds-kassensysteme.de/kassensoftware-warenwirtschaft/
TSE Stick: https://www.sds-kassensysteme.de/tse/

TIPP Unser TSE-Stick hat eine Zertifikatsgültigkeit von 5 Jahren, so dass er volle fünf Jahre lang Signaturen an der Kasse erzeugt.

Welche Kassen müssen in die Cloud

Da es den Kassensoftware Herstellern überlassen bleibt, welche TSE sie anbinden - und die Programmierung einer Schnittstelle zu einer Cloud einfacher und schneller realisierbar ist als die aufwendige Hardware Programmierung - wird es künftig viele Kassenlösungen mit (Zwangs)Anbindung an eine Cloud und entsprechend viele Cloud-Verträge geben. Je Kasse wird dabei 1 TSE Cloud Vertrag nötig.

Geschäfte die sich an eine TSE Cloud binden, können nur noch Online kassieren und brauchen im Laden sehr schnelles Internet, da jede Transaktion über das Internet in die TSE Cloud gesendet wird.

FAZIT Unsere Kunden können ohne Internet kassieren, da wir die TSE nicht als Cloud, sondern als Hardware realisieren.

Wann beginnt die Meldepflicht

Die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme beginnt laut Nichtbeanstandungsregelung des BMF, sobald die elektronische Übermittlungsmöglichkeit besteht.

Solange das BMF noch keine Möglichkeit zur elektronischen Registrierung geschaffen hat, sollten besser keine ungefragten Kassenmeldungen auf Blanko-Papier vorgenommen werden - genau diese "Zettel- und Datenflut" möchte das FA ja verhindern.

Welche Kassen sind zu melden

Betroffen sind alle elektronischen Aufzeichnungssysteme mit Barverkauf, jede TSE muss einzeln beim Finanzamt registriert werden.

Auszug "Anwendungserlass zu § 146a AO" Bundesministerium der Finanzen
9.1 Allgemeines: Die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO gilt für elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO i.V.m. § 1 Satz 1 KassenSichV.
9.2.4 Anzahl der insgesamt eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme: Die Anzahl der insgesamt eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme je Betriebsstätte / Einsatzort ist zu übermitteln. Jedes einzelne verwendete elektronische Aufzeichnungssystem ist in der Mitteilung aufzuführen.

>> Link zum vollständigen Artikel des BSI

Wer übernimmt die Anmeldung

Die Anmeldung beim Finanzamt kann entweder durch den Steuerpflichtigen selbst oder durch dessen Steuerberater erfolgen.

Die meisten Steuerpflichtigen werden ihr Steuerbüro bitten, die Anmeldung der TSE beim Finanzamt vorzunehmen. Durch diese zusätzliche Aufgabe ist in den Kanzleien mit erheblichen Zeitaufwänden zu rechnen.

Wenn ein Steuerbüro mehrere Mandanten im Einzelhandel betreut, muss mit Störungen der Kanzleiabläufe gerechnet werden sobald das FA die Übermittlung freigibt.

TIPP Verringern Sie Ihren Aufwand

Wenn wir bedenken, dass über 2 Mio. Kassen gemeldet werden müssen, lässt sich der zu erwartende Bearbeitungsstau aller Beteiligten erahnen. Um Ihnen das Leben zu vereinfachen wird unsere Kassensoftware einen Kassen-Meldebeleg direkt an der Kasse ausgeben.

Der Meldebeleg enthält alle zur Anmeldung der Kasse nötigen Daten - was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet.

Hilfreich ist auch, dass der Meldebeleg an der Kasse elektronisch gespeichert wird und vom Steuerpflichtigen selbst jederzeit einsehbar ist... welche Kassen habe ich wann mit welchen Daten gemeldet etc.

Damit können die mitgeteilten Angaben auch für eigene Zwecke genutzt werden, um z.B. einen Überblick über die eingesetzten Kassen und an das Finanzamt übermittelte Daten zu erhalten.

Bußgeld bei nicht fristgerechter Anmeldung

Bei Verstößen gegen die fristgemäße Meldung spricht der Fiskus über Bußgelder in Höhe von bis zu 25.000,00 €.

Darüber, in welcher Höhe der Bußgeldkatalog bei zu später Anmeldung einer TSE ausgereizt wird, kann man nur spekulieren, zur Anwendung wird er ab 31.03.2021 gebracht.

Bonpflicht seit 1. Januar 2020

Seit 01.01.2020 muss bei jedem Kassenvorgang ein Beleg ausgegeben werden, die Belegausgabe kann in Papierform oder elektronisch erfolgen.

Den gedruckten Kassenbon müssen Kunden nicht mitnehmen, wird kein Bon gedruckt muss eine elektronische Übergabemöglichkeit angeboten werden.

TIPP Unsere Kassensoftware wird zukünftig die elektronische Übermittlung von Kassenbons ermöglichen.

Sie können beim Finanzamt einen Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht stellen, eine Befreiung kommt laut BMF jedoch nur dann in Betracht, wenn "nachweislich eine sachliche oder persönliche Härte für den einzelnen Steuerpflichtigen besteht".

Schätzung bei Missachtung der Bonpflicht

Dass die zusätzlichen Papier-Kosten in keinerlei Verhältnis zu den drohenden Kosten bei Missachtung des Gesetzes stehen, ist den meisten Steuerpflichtigen nicht bewusst.

Laut BMF drohen zwar keine Bußgelder wenn man der Bonpflicht nicht entspricht, jedoch kann das Finanzamt in diesem Fall annehmen, dass der Steuerpflichtige seinen Aufzeichnungspflichten laut GoBD grundsätzlich nicht entspricht, demzufolge die Buchhaltung verwerfen und somit den Steuerpflichtigen einer Schätzung unterziehen. Das BMF schreibt dazu in seinen FAQ unter "Antworten auf allgemeine Fragen - Was passiert, wenn der Ausgabepflicht nicht entsprochen wird?":

"Der Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ist nicht bußgeldbewehrt.

Er könnte aber als Indiz dafür gewertet werden, dass den Aufzeichnungspflichten nicht entsprochen wurde."

Ausnahmeregelung bis 2022

Nur ein extrem geringer Teil aller elektronischen Aufzeichnungssysteme in Deutschland ist von der KassenSichV bis 2022 ausgenommen und fällt unter die "nicht nachrüstbaren elektronischen Aufzeichnungssysteme".

Der Gesetzgeber setzt die Hürden sehr hoch - PC-Kassen bekommen z.B. grundsätzlich keine Ausnahme, ganz einfach weil PCs immer nachgerüstet werden können.

Selbst wenn ein Kassensoftware-Hersteller seine Segel streicht und keine TSE anbietet, fällt die Kasse nicht unter die Ausnahmeregelung.

Denn wenn ein Ladenbetreiber seine alte Kassensoftware nicht aktualisieren kann, ist er verpflichtet eine neue Kassensoftware mit TSE-Unterstützung einzuführen.

Als tatsächlich "nicht nachrüstbar" bleiben im Grunde reine Registrierkassen übrig, die zwischen dem 25.11.2010 und 31.12.2019 angeschafft wurden und für die der Hersteller schriftlich bestätigt dass es baubedingt keine Nachrüstmöglichkeit gibt.

WICHTIG Das Schreiben des Herstellers zur Nicht-Nachrüstbarkeit der Kasse muss der Systemdokumentation beigelegt werden.

Kassen die vor dem 25.11.2010 angeschafft wurden und die nicht nachrüstbar sind müssen sofort ersetzt werden.

Meldung zur Inbetriebnahme der Kasse

Ab 31.03.2021 muss jede neu angeschaffte Kasse muss innerhalb eines Monats beim Finanzamt angemeldet werden.

Meldung zur Außerbetriebnahme der Kasse

Ab 31.03.2021 muss jede außer Betrieb genommene Kasse innerhalb eines Monats beim Finanzamt gemeldet werden.

Inbetriebnahme- & Außerbetriebnahme Beleg

Laut KassenSichV sollte die Kassenanmeldung mit einem vorgeschriebenen Vordruck erfolgen. (§146a Abs. 4 Satz 1 AO)

Jedoch wollen die Finanzämter zukünftig laut Nichtbeanstandungsregelung eine für alle Beteiligten wesentlich einfachere elektronische Übermittlungsmöglichkeit schaffen.

Bestandteile der Kassenmeldung

Jede Kasse muss einzeln gemeldet werden, dabei werden folgende Informationen übergeben:

Betriebsstätte der Kasse
Ordnungskriterium (es wird mehrere zur Auswahl geben)
Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
- Die Zertifizierungs-ID wird durch das BSI vergeben und besitzt folgendes Format: BSI-K-TR-nnnn-yyyy.
- Hierbei bedeutet nnnn eine vierstellige Nummerierung, yyyy eine vierstellige Jahreszahl.
Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
Anzahl der insgesamt eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme
- Jedes einzelne verwendete elektronische Aufzeichnungssystem ist in der Mitteilung aufzuführen.
Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
Datum der Anschaffung
Datum der Inbetriebnahme bzw. Außerbetriebnahme

Original Zertifkat BSI-DSZ-CC-1121-2019

Welches Kassensystem für Kleinunternehmer?

3. 12 Anbieter im Überblick.

Was ist die TSE Signatur?

Wenn du deine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) an deiner Kasse aktiviert hast, erhält jeder Kassenbeleg automatisch eine Signatur, die Informationen zu deiner TSE enthält. EAZ-SerNr : Hierbei handelt es sich um die eindeutige Kennzeichnung der Registrierkasse.